Dlaczego warto prawidłowo rozliczać czas pracy kierowcy?

Rozliczanie czasu pracy kierowców to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także kluczowy element bezpiecznego, efektywnego i zgodnego z przepisami prowadzenia działalności transportowej. Niewłaściwe rozliczenia mogą skutkować poważnymi konsekwencjami – od kar finansowych po zagrożenie życia i zdrowia ludzi.

Poniżej wyjaśniamy, jakie są podstawy prawne, jak ustalać czas pracy kierowcy i dlaczego rzetelne rozliczenia mają tak duże znaczenie.

Czym jest czas pracy kierowcy?

Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, czas pracy obejmuje nie tylko samo prowadzenie pojazdu, ale również wszelkie czynności związane z transportem, w tym:

załadunek i rozładunek,
obsługa pojazdu,
formalności administracyjne,
pomoc pasażerom,
oczekiwanie na załadunek, jeśli jego czas nie jest znany przed wyjazdem.

Nie zalicza się natomiast m.in. dobowego odpoczynku, czasu dyżuru (jeśli nie była wykonywana praca) czy przerw wynikających z przerywanego systemu pracy.

Jak ustala się wymiar czasu pracy kierowcy?

Kierowców obowiązują normy:

8 godzin na dobę,
średnio 40 godzin tygodniowo w 5-dniowym tygodniu pracy,
okres rozliczeniowy: do 4 miesięcy.

Można jednak stosować system równoważny i wydłużyć dzień pracy do 12 godzin – pod warunkiem odpowiedniego rozliczenia w dłuższym okresie.

Tygodniowy czas pracy kierowcy, łącznie z nadgodzinami, nie może przekroczyć średnio 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Maksymalnie – 60 godzin w danym tygodniu.

Jak rozliczać pracę w porze nocnej?

Za każdą godzinę pracy w porze nocnej kierowcy przysługuje dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia. Pracodawca może też wprowadzić ryczałt, ale jego wysokość musi odpowiadać realnym godzinom pracy w nocy.

Co z czasem dyżuru?

Jeśli kierowca pełni dyżur (np. oczekuje na załadunek poza regularnymi godzinami pracy), należy mu się:

czas wolny w wymiarze równym długości dyżuru, albo
wynagrodzenie – pełne lub 60%, jeśli składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony.

Kiedy kierowca pracuje w godzinach nadliczbowych?

Nadgodziny to praca ponad normy wynikające z systemu i rozkładu czasu pracy. Mogą wystąpić np. w sytuacjach awaryjnych lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

Roczny limit to 260 godzin, chyba że ustalono inaczej w układzie zbiorowym lub umowie.

Za nadgodziny kierowcy przysługuje:

wynagrodzenie + dodatek 100% (np. za pracę w nocy, niedzielę lub święto),
lub dodatek 50% – za pracę w dni robocze,
albo czas wolny – udzielony na wniosek pracownika (1:1) lub bez wniosku (1:1,5).

Dlaczego to takie ważne?

✅ Bezpieczeństwo – przemęczony kierowca to zagrożenie na drodze.
✅ Uniknięcie kar – Państwowa Inspekcja Pracy i ITD kontrolują ewidencję czasu pracy.
✅ Lepsze planowanie i efektywność – prawidłowa organizacja pracy pozwala uniknąć chaosu i niepotrzebnych kosztów.
✅ Wiarygodność firmy – legalność i przejrzystość rozliczeń budują zaufanie klientów i kontrahentów.

Ewidencja czasu pracy kierowców – obowiązki pracodawcy i konsekwencje zaniedbań

Dlaczego prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest obowiązkowe?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców to nie tylko wymóg prawny, ale również element zapewniający bezpieczeństwo w transporcie drogowym. Każdy właściciel firmy transportowej jest zobowiązany do prowadzenia rzetelnej dokumentacji, która odzwierciedla rzeczywisty czas pracy zatrudnionych kierowców. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, ustawą o czasie pracy kierowców oraz Pakietem Mobilności – brak prawidłowej ewidencji może skutkować dotkliwymi karami.

📊 Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców?

Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wszystkich kierowców, niezależnie od formy zatrudnienia czy rodzaju wykonywanego transportu (krajowy, międzynarodowy, pojazdy powyżej lub poniżej 3,5 t DMC). Dla każdego pracownika należy prowadzić imienną kartę ewidencji, która musi zawierać:

godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i w nadgodzinach),
dyżury (z dokładnym czasem i lokalizacją, np. dyżur w domu),
dni wolne, urlopy, nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione).

To ważne, ponieważ ewidencja służy nie tylko do naliczania wynagrodzenia, ale także do weryfikacji przestrzegania norm odpoczynku i przerw – kluczowych dla bezpieczeństwa kierowców i innych uczestników ruchu.

💡 Ewidencja czasu pracy a Pakiet Mobilności

Zgodnie z przepisami wprowadzonymi przez Pakiet Mobilności, od 29 maja 2022 roku ewidencja czasu pracy może mieć formę papierową lub elektroniczną. Pracodawca ma obowiązek przechowywać ją przez 10 lat od zakończenia okresu, którego dotyczy, i udostępnić ją pracownikowi na jego wniosek.

Co więcej, dokumentacja ta musi być:

przejrzysta i kompletna,
zgodna z danymi źródłowymi, takimi jak:
- odczyty z kart kierowców,
- dane z tachografów cyfrowych,
- wykresówki,
- rejestry czasu pracy i absencji.

⚠️ Co grozi za brak ewidencji czasu pracy kierowców?

Brak ewidencji, jej niewłaściwe prowadzenie lub przechowywanie niezgodne z przepisami może skutkować grzywną nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych. To jedno z najczęstszych uchybień wykrywanych podczas kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP), ITD czy inne organy nadzoru nad transportem drogowym.

Podsumowanie

Prawidłowe ustalanie i rozliczanie czasu pracy kierowców to nie tylko obowiązek, ale też sposób na budowanie stabilnej i bezpiecznej firmy transportowej. Dbanie o zgodność z przepisami, wypłatę należnych dodatków i rekompensat oraz stosowanie odpowiednich rozkładów czasu pracy to inwestycja w legalność, zaufanie i rozwój.

Pamiętaj, że prawidłowa ewidencja czasu pracy może okazać się nie tylko pomocna przy sporach z kierowcami, ale także przydatna w codziennej pracy przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto powierzyć rozliczanie czasu pracy kierowców naszej firmie?

Współpraca z naszą firmą to gwarancja rzetelnego, zgodnego z przepisami i optymalnego rozliczania czasu pracy kierowców. Działamy na rynku transportowym od lat, dzięki czemu doskonale rozumiemy potrzeby firm TSL oraz wyzwania związane z przepisami prawa pracy i transportu. Korzystamy z najlepszych i sprawdzonych programów do ewidencji i rozliczania czasu pracy kierowców, takich jak Tachospeed, 4Trans czy innych nowoczesnych systemów klasy ERP, co pozwala nam na precyzyjne obliczenia i dostosowanie raportów do indywidualnych potrzeb każdej firmy.

Nowoczesne programy do rozliczeń = precyzja i korzyści dla Twojej firmy

Naszym priorytetem jest maksymalne bezpieczeństwo i oszczędność czasu naszych klientów, dlatego zapewniamy nie tylko zgodność z przepisami Kodeksu pracy i ustawy o czasie pracy kierowców, ale także optymalizację kosztów zatrudnienia, eliminację ryzyka kar oraz przejrzystość rozliczeń.

Jakie błędy eliminuje współpraca z profesjonalnym partnerem?

Jeśli zależy Ci na profesjonalnym podejściu, indywidualnym doradztwie oraz realnych korzyściach dla Twojej firmy transportowej – jesteśmy najlepszym wyborem.